Uitleenmateriaal

Verenigingen kunnen bij de gemeente Bertem allerlei materiaal huren om hun activiteiten te organiseren: tafels, stoelen, podium, dansvloer, dranghekken, beamer, projectiescherm, staantafels, panelen, flipover, partytenten, megafoon, alcoholbanner, volksspelen, een opblaasbaar voetbalveld en een set bumball.

Wie

  • Erkende Bertemse verenigingen
  • Bertemse adviesraden
  • OCMW Bertem
  • Bertemse scholen
  • Organisatoren van buurtfeesten in de gemeente Bertem
  • Kunstenaars Bertem Buiten Gewoon
  • Personeelsleden van gemeente en OCMW in actieve dienst
  • Gemeentelijke diensten van omliggende gemeenten of van gemeenten die deel uitmaken van de Sportregio Dijle & Hageland
  • Particulieren (signalisatieborden en alcoholbanner)

Aanvraagprocedure

Alleen aanvragen die schriftelijk ingediend worden in aanmerking. Dit kan ten vroegste 12 maanden en ten laatste 2 weken voor de aanvangsdatum van het gebruik. Te vroege of laattijdige aanvragen worden niet aanvaard.

U bezorgt het aanvraagformulier aan de dienst facilitair beheer per brief, e-mail, webformulier of u geeft het af aan het onthaal in het gemeentehuis. 

Beslissing over de aanvraag

Aanvragen die niet tijdig worden ingediend of die onvolledig zijn, worden niet behandeld. De dienst facilitair beheer brengt u hiervan onmiddellijk op de hoogte en informeert u over de procedure. Ook wanneer het gevraagde materiaal niet beschikbaar is, neemt de dienst zo snel mogelijk contact met u op.

De tijdige en volledige aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld. De dienst facilitair beheer keurt de aanvraag goed als ze aan de voorwaarden voldoet en de of het materiaal beschikbaar is. Ten laatste 1 week na ontvangst van de aanvraag ontvangt u de beslissing per e-mail of brief.

Samen met de goedkeuring ontvangt u de inventaris van de toegewezen uitleenmaterialen en vermelding van de retributie voor het gebruik en de waarborg. Bovendien delen we u de afspraken voor de levering en het ophalen van het uitleenmateriaal mee.

De reservatie van het materiaal wordt pas definitief nadat de kosten verbonden aan de aanvraag (waarborg en retributies) betaald zijn.

Als de levering van de gemeentelijke materialen niet of niet volledig kan gebeuren als gevolg van overmacht, zal de dienst facilitair beheer u dit zo snel mogelijk gemotiveerd meedelen. U kan hiervoor geen recht op enige schadevergoeding eisen.

Leveren en ophalen van het materiaal

Groot uitleenmateriaal

De gemeentediensten leveren het 'groot uitleenmateriaal' tegen betaling van een retributie van 50 euro. Dit kan enkel op werkdagen: van maandag tot en met donderdag van 8 tot 16 uur of op vrijdag van 8 tot 12 uur. De levering gebeurt in principe enkel in de gemeente Bertem. Leveringen buiten de gemeentegrenzen kunnen slechts uitzonderlijk na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.

U bent zelf verantwoordelijk voor de plaatsing van het geleverde uitleenmateriaal. Na de activiteit zorgt u er ook voor dat het materiaal in dezelfde staat en schikking verzameld wordt op de leveringsplaats, zodat de gemeentediensten het kunnen komen ophalen. De organisatoren van een
manifestatie zorgen ervoor dat achteraf de losse nadarhekken in groep van 10 bijeengezet worden.

Naleven afspraken

We verwachten dat u op de afgesproken plaats en tijdstippen aanwezig bent wanneer de gemeentediensten het materiaal ophalen of leveren. Als u zich meer dan 15 minuten later dan afgesproken aanmeldt op de afgesproken leveringsplaats, dan wordt een boete van 25 euro voor afwezigheid aangerekend. Die boete vervalt in geval van een aantoonbare situatie van overmacht. Bent u meer dan 30 minuten later dan afgesproken niet aanwezig op de afgesproken leveringsplaats, dan wordt het materiaal niet afgeleverd of opgehaald. In geval van een niet-levering vervalt de aanvraag voor gebruik van het aangevraagde materiaal. Een nieuwe aanvraag voor dezelfde activiteit is niet mogelijk. Als u meer dan een half uur te laat was wanneer onze gemeentediensten het materiaal komen ophalen, wordt er een nieuw moment afgesproken.

Klein uitleenmateriaal

Uitleenmateriaal dat niet wordt geleverd door de gemeentediensten (‘klein uitleenmateriaal’) wordt door de ontlener afgehaald en teruggebracht met eigen vervoer, op eigen kosten en op eigen risico. Dit gebeurt op de tijdstippen en op de plaats die met de dienst facilitair beheer schriftelijk zijn afgesproken.

Naleving afspraken

Brengt u het materiaal te laat terug, dan betaalt u vanaf 24 uur na het afgesproken tijdstip 50 euro extra.

Ondertekening leveringsbon

Wanneer u uitleenmaterialen ontvangt, controleert u de hoeveelheid en de goede staat ervan. U noteert eventuele afwijkende aantallen of gebreken op de leveringsbon en ondertekent ze. Noteert u geen opmerkingen, dan bevestigt u de ontvangst van de juiste hoeveelheid materialen en de goede staat ervan. Als bij teruggave de dienst facilitair beheer beschadigingen en/of ontbrekende materialen of onderdelen ervan vaststelt die niet vermeld staan op de leveringsbon, wordt u dit aangerekend (zie ‘Terugbetaling waarborg’).

Betalingen waarborg en retributie

Telkens wanneer u gemeentelijk materiaal ontleent, betaalt u een waarborg en/of een retributie. Welke retributie u verschuldigd bent, leest u in bijlage 1 van het uitleenreglement. Ongeacht het aantal soorten of stuks bedraagt de waarborg forfaitair 100 euro. U ontvangt de factuur samen met de goedkeuring van de aanvraag. Als u de uiterste betalingsdatum niet respecteert, kan het materiaal niet worden uitgeleend.

De waarborg en de retributie voor het gebruik en eventueel voor de levering van het uitleenmateriaal moeten uiterlijk 1 week vóór de afgesproken datum van levering of afhaling worden betaald via overschrijving. U kan ook met bankkaart betalen op het moment dat u het materiaal komt afhalen.

Betalingen gebeuren via

  • overschrijving op het gemeentelijk rekeningnummer BE09 0971 2047 0057, met vermelding van de voorgeschreven mededeling.
  • betaling met bankkaart (Bancontact/Maestro) aan het onthaal

Vrijstellingen

Maken gratis gebruik van het gemeentelijk uitleenmateriaal:

  • Bertemse adviesraden, het OCMW Bertem en de Bertemse scholen.
  • Jeugd- en sportkampen die georganiseerd worden in de gemeente Bertem door Bertemse verenigingen.
  • Bertemse verenigingen die evenementen organiseren waarvan de winst volledig aan een goed doel geschonken wordt.
  • Gemeentelijke diensten van omliggende gemeenten of van gemeenten die deel uitmaken van de Sportregio Dijle &
    Hageland.

Terugbetaling waarborg

De waarborg wordt na het inleveren van het uitleenmateriaal terugbetaald op voorwaarde dat het materiaal volledig, onbeschadigd en in propere  staat is. Bij bevuiling, beschadiging, vernietiging, verlies of diefstal zal de waarborgsom ingehouden worden ten bedrage van de reinigings- en/of de herstellingskosten en/of de werkelijke waarde op het moment van de terbeschikkingstelling.

Als bijkomende kosten worden aangerekend omdat de afspraken niet werden nageleefd, worden ook deze in mindering gebracht van de waarborg.

Het saldo wordt binnen de 20 kalenderdagen teruggestort op de rekening van de aanvrager.

Gebruiksvoorwaarden

Plichten en verantwoordelijkheden

Als u gemeentelijk materiaal ontleent, bent u hier verantwoordelijk voor vanaf het ogenblik dat het materiaal geleverd of afgehaald wordt tot op het moment dat het weer wordt opgehaald of teruggebracht.

Van zodra de uitleenmaterialen overhandigd zijn, moet u de volgende richtlijnen naleven:

  • zorg als een goede huisvader voor het ontleende materiaal: bescherm het tegen weersomstandigheden (bv. niet langdurig buiten in de regen), diefstal, beschadiging en verontreiniging. Waak ook over het juist vervoeren, verplaatsen en bewaren en neem de nodige voorzorgen om verlies of beschadiging te voorkomen.
  • bezorg het uitleenmateriaal terug zoals het aangeboden werd. Wanneer de gemeentediensten het materiaal ophalen, wordt het vooraf door u
    gereinigd, verzameld, gesorteerd en op de leveringsplaats klaargezet. U leeft de gebruiksaanwijzingen strikt na. Er mogen geen nagels, nietjes, vijzen, schroeven, duimspijkers of plakband in of op het materiaal aangebracht worden. De uitleenmaterialen mogen niet beplakt,
    beschilderd, bespoten of beschreven worden. Eventuele ontstane beschadigingen moeten spontaan gemeld worden bij ophaling of teruggave.
  • Ontleende uitleenmaterialen mogen enkel gebruikt worden door de ontlener voor het doel waarvoor ze aangevraagd zijn. In geen geval mag het materiaal verder overgedragen, uitgeleend, verhuurd of ter beschikking gesteld worden aan derden.
  • De ontlener respecteert de overeengekomen uitleentermijn.
  • Bij diefstal van ontleende materialen moet u onmiddellijk aangifte doen bij de politie. Een dubbel van het procesverbaal bezorgt u aan de dienst facilitair beheer, ten laatste 1 werkdag na de aangifte bij de politie

Aansprakelijkheid

Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen, misbruik of schade die voortvloeien uit het gebruik van de ontleende materialen, ook niet aan de locatie waar de materialen gebruikt worden.

Bezwaren

Eventuele bezwaren richt u schriftelijk aan het college van burgemeester en schepenen. Dit bezwaar moet ingediend zijn uiterlijk drie werkdagen nadat zich de betwiste feiten hebben voorgedaan.

E-loket

  • Ondersteuning buurtfeesten

    Formulier
  • Verhuur alcoholbanner

    Formulier
  • Verhuur gemeentelijk uitleenmateriaal verenigingen, scholen en adviesraden

    Formulier
  • Verhuur gemeentelijke infrastructuur - occasionele gebruikers

    Formulier

Openingsuren & contact

Financiën

Facilitair beheer

Deel deze pagina