Verhuur gemeentelijke zalen
Op zoek naar een zaal om een familiefeest te organiseren?
Of eerder naar een rustige vergaderzaal?
Voor de meest uiteenlopende activiteiten biedt de gemeente heel wat verschillende zalen aan.
We geven u graag een overzicht van ons aanbod en de voorwaarden om er gebruik van te kunnen maken. Een zaal huren doet u via ons online reservatieplatform:
- Zaalreservatie voor privé-gebruik en niet-erkende verenigingen
- Zaalreservatie voor erkende verenigingen
Beschikbaarheid, fiches en foto's van de zalen zijn zichtbaar via het online reservatieplatform.
Een voorafgaand plaatsbezoek aan een zaal is mogelijk na het maken van een afspraak bij de dienst beheer en onderhoud patrimonium hierna genoemd de dienst BOP via gebouwen@bertem.be
Hieronder volgt een beknopt overzicht van het reglement. Het volledige reglement en de tarieven kan je onderaan de pagina vinden bij downloads.
Aanbod infrastructuur
Bertem
- Pastorij Bertem - zaal Het Wagenhuis incl. kleine keuken - Vossenstraat 4 - 3060 Bertem
capaciteit: zittend 40 p - staand 50 p - Pastorij Bertem - zaal Sint-Verona - Vossenstraat 4 - 3060 Bertem
capaciteit: zittend 20 p - staand 30 p - Sportzaal Bertem - Bosstraat 1 - 3060 Bertem
capaciteit: 432 p - School Bertem - speelplaats incl. toiletblok - A.E. Verbiststraat 6 - 3060 Bertem (enkel voor categorie 1, 2 en 3 - zie verder)
- School Bertem - refter en/of klaslokalen - A.E. Verbiststraat 6 - 3060 Bertem (enkel voor categorie 1 en 2 - zie verder)
Leefdaal
- GC Vlieg-In - grote polyvalente zaal met foyer/tap - Vlieguit 6 - 3061 Leefdaal
capaciteit: zittend 200 p - staand 270 p - GC Vlieg-In - polyvalent lokaal incl. kleine keuken - Vlieguit 6 - 3061 Leefdaal
capaciteit: zittend 25 p - staand 50 p - GC Vlieg-In: industriële keuken - Vlieguit 6 - 3061 Leefdaal
- Sporthal Verona: deel 1, 2 en 3 - Dorpstraat 259 - 3061 Leefdaal
capaciteit: 520 p - Sporthal Verona: danszaal - Dorpstraat 259 - 3061 Leefdaal
- School Leefdaal - speelplaats incl. toiletten - Dorpstraat 540 - 3061 Leefdaal
- School Leefdaal - klaslokalen - Dorpstraat 540 - 3061 Leefdaal (enkel mogelijk voor categorie 1 en 2 - zie verder)
- Voerdal - grote polyvalente zaal met tap - Dorpstraat 542 - 3061 Leefdaal
capaciteit: zittend 300 p - staand 400 p - Voerdal - polyvalent lokaal - Dorpstraat 542 - 3061 Leefdaal
- Voerdal - industriële keuken - Dorpstraat 542 - 3061 Leefdaal
capaciteit: 20 p
Korbeek-Dijle
- Ontmoetingscentrum Ter Dijle - grote zaal 0 incl. keuken - Nijvelsebaan 152 - 3060 Korbeek-Dijle
capaciteit: 200 p - Ontmoetingscentrum Ter Dijle - grote zaal +1 - Nijvelsebaan 152 - 3060 Korbeek-Dijle
capaciteit: 80 p - Parochiezaal - grote zaal en kleine zaal met keuken - Schoolberg 5 - 3060 Korbeek-Dijle
capaciteit: grote zaal (80 p) en kleine zaal (30 p)
Categoriëen - gebruikers
Voor de huur van gemeentelijke infrastructuur wordt een onderscheid gemaakt tussen 4
categorieën. De aanvraagperiode en de huurprijs hangen af van de categorie waar u bij hoort.
Opgelet: voor sporthal Verona is een apart gebruiksreglement van toepassing met andere categorieën, voorrangsregeling, aanvraagprocedure, betaalprocedure en huurprijzen. Dit reglement kan u onderaan deze pagina vinden.
- Categorie 1: reserveren kan ten vroegste 480 dagen of +/- 16 maanden vooraf.
Tot deze categorie behoren:- Lokaal bestuur Bertem
- Gemeentelijke adviesraden
- Bertemse scholen en hun ouderverenigingen
- Initiatieven die door het lokaal bestuur Bertem georganiseerd worden of organisaties die een samenwerkingsverband vormen met het lokaal bestuur Bertem (bv. Bertem Buiten Gewoon, speelpleinwerking Kattestroof, Mama’s Depot, Lokaal Dienstencentrum, Cattitude, Erfgoedkamer Bertem, Roemeniëcomité…)
- WZC Sint-Bernardus
- Rode Kruis Bertem-Huldenberg
- Bertemse politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad, behalve bij winstgevende activiteit
- Eerstelijnszone Leuven-Zuid
- Huis van het Kind Bertem
- Kerkfabrieken van Bertem, Leefdaal en Korbeek-Dijle voor hun pastorale activiteiten
- Categorie 2: reserveren kan ten vroegste 420 dagen of +/- 14 maanden vooraf.
Tot deze categorie behoren:- Bertemse politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad voor
winstgevende activiteit. - Erkende Bertemse verenigingen, goedgekeurd onder de voorwaarden volgens het besluit van 24 juni 2014
- Erkende bovenlokale verenigingen uit IGS Druivenstreek
- Burgerinitiatieven met gemeenschapsvormend karakter: buurtfeest, wijkcomité...
- Bertemse politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad voor
- Categorie 3: reserveren kan ten vroegste 300 dagen of - 10 maanden vooraf.
Tot deze categorie behoren:- Inwoners, bedrijven en organisaties die niet opgenomen werden in categorie 1 en 2 van de gemeente Bertem
- Erkende verenigingen uit de Vrijetijdsregio Druivenstreek
- Categorie 4: reserveren kan ten vroegste 240 dagen of +/- 8 maanden vooraf.
Tot deze categorie behoren alle andere organisatoren zoals inwoners buiten de gemeente Bertem.
Aanvraagprocedure
Aanvragen gebeuren via onderstaand reservatieplatform van het lokaal bestuur Bertem.
Nadat u zich heeft geregistreerd (aan de hand van uw e-mailadres), kan u in een paar stappen één of meerdere locaties reserveren, zowel voor een wederkerend moment als een eenmalige reservatie. U kan via dit platform ook steeds de beschikbaarheid van alle locaties controleren.
Reserveringen moeten ten laatste 7 werkdagen voor de gebruiksdatum worden aangevraagd.
Klaarzetten en opruimen dient binnen de reservatieperiode te vallen. De huurperiode moet aaneensluitend zijn. Wanneer er een industriële keuken wordt gehuurd, moet de huurperiode identiek zijn aan de huurperiode van de zaal (cat. 1 en 2 mag hiervan afwijken).
Reserveringen voor vergaderzalen in het gemeentehuis:
- zaal Den Dries (8 p) - zaal 't Schrei (16 p) zaal De Vleugt (96 p) kunnen enkel aangevraagd worden via gebouwen@bertem.be en kan alleen voor categorie 1 en 2.
- zaal De Saeger (24 p) kan enkel voor categorie 1 mits aanwezigheid van iemand van de administratie of een uitvoerend mandataris.
Beslissing over de aanvraag
Elke aanvraag wordt via het online reservatieplatform geregistreerd en verder behandeld. De dienst BOP probeert uw aanvraag binnen de 10 werkdagen te behandelen. Eenmaal uw aanvraag aanvaard is en u hiervan de bevestiging ontvangen heeft, bent u zeker van het gebruik van de gevraagde locatie.
Huurtarieven
De huur wordt per begonnen uur aangerekend. De tarieven kan u onderaan de pagina vinden.
Betaling en facturatie
De betaling moet volledig voldaan zijn voordat sleutels of toegangsbadges worden overhandigd.
De retributie gebeurt via digitale betaling, overschrijving of betaling aan het onthaal in het gemeentehuis.
Reservaties en kosten van vaste gebruikers of wederkerende reservaties (categorie 1 en 2) worden driemaandelijks gefactureerd.
Annulatie
Een annulatie dient tijdig aangevraagd te worden via gebouwen@bertem.be, zo niet worden er kosten aangerekend.
Toegang en ingebruikname
Sleutels en badges kunnen vanaf 3 werkdagen voor de activiteit worden afgehaald aan het onthaal in het gemeentehuis tijdens de openingsuren. De gebruiker ondertekent hierbij een ontvangstbewijs. Terugbrengen gebeurt binnen de 3 werkdagen na de activiteit.
Bij verlies of diefstal van een sleutel en/of badge verwittigt de gebruiker onmiddellijk de dienst BOP.
Plichten en verantwoordelijkheden
De gebruiker is verantwoordelijk voor de infrastructuur tijdens de ganse duur van het gebruik ervan. U moet de volgende richtlijnen naleven:
- tekortkomingen/defecten bij ingebruikname van de infrastructuur worden onmiddellijk gemeld via gebouwen@bertem.be. Neem zeker foto's van de tekortkomingen. Zonder melding stemt de gebruiker in met de toestand van de infrastructuur en kan er geen schadevergoeding gevraagd worden.
- zorg als een goede huisvader voor de ter beschikking gestelde infrastructuur.
- laat de infrastructuur achter in dezelfde staat als waarin ze aangeboden werd.
- schoonmaak gebeurt door de gebruiker. Indien bijkomende schoonmaak nodig is, worden er kosten aangerekend.
- respecteer de overeengekomen gebruikstermijn. Bij gebruik van de zaal buiten de gehuurde periode zullen de extra uren aangerekend worden aan de tarieven maal 2.
- respecteer het maximum aantal toegelaten personen in de zaal.
