Verhuur gemeentelijke zalen

Iedereen kan een zaal of andere locatie huren van het lokaal bestuur Bertem.

We geven u graag een overzicht van ons aanbod en de voorwaarden om er gebruik van te kunnen maken. Een zaal huren doet u via ons online reserveringsplatform.

Gemeentelijke infrastructuur

• Sportzaal Bertem, Bosstraat 1
  • Sportzaal, inclusief kleedkamers en cafetaria
• Sportzaal Leefdaal, Dorpstraat 542
  • Sportzaal, inclusief kleedkamers en cafetaria
• Sporthal Verona, Dorpstraat 259
  • 1/3 sportzaal: in totaal 3 stuks
  • Volledige sportzaal
  • Danszaal
  • Vergaderlokaal
• Gemeenschapscentrum Vlieg-In, Vlieguit 6
  • Polyvalente zaal met keuken
  • Polyvalent lokaal met keuken
• Ontmoetingscentrum Ter Dijle, Nijvelsebaan 152
  • Polyvalente zaal met keuken
• Speelplaats van de gemeentescholen (niet mogelijk voor categorie 4 - zie verder)
• Lokalen en refters van de gemeentescholen (enkel voor categorie 1 en 2)

Wie en wanneer

We verdelen de mogelijke huurders in 4 categorieën in. De voorrangsregeling, aanvraagperiode en de huurprijs hangen af van de categorie waar u bij hoort.

• Categorie 1: reserveren kan ten vroegste 480 dagen vooraf.
  Tot deze categorie behoren:
  • Lokaal bestuur Bertem
  • Gemeentelijke adviesraden
  • Bertemse scholen en hun ouderverenigingen
  • Initiatieven door het lokaal bestuur georganiseerd of organisaties die een samenwerkingsverband vormen met het lokaal bestuur (bv. Bertem Buiten Gewoon, speelpleinwerking Kattestroof, Mama’s Depot, Lokaal Dienstencentrum…)
  • WZC Sint-Bernardus
  • Rode Kruis Bertem-Huldenberg
  • Bertemse politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad
  • Eerstelijnszone Leuven-Zuid
  • Huis van het Kind Bertem
  • Kerkfabrieken van Bertem, Leefdaal en Korbeek-Dijle
• Categorie 2: reserveren kan ten vroegste 420 dagen vooraf.
  Tot deze categorie behoren:
  • Erkende Bertemse verenigingen, goedgekeurd onder de voorwaarden volgens het besluit van 24 juni 2014
  • Burgerinitiatieven met gemeenschapsvormend karakter: buurtfeest, wijkcomité...
• Categorie 3: reserveren kan ten vroegste 300 dagen vooraf.
  Tot deze categorie behoren:
  • Inwoners, bedrijven en organisaties die niet opgenomen werden in categorie 1 en 2 van de gemeente Bertem
  • Erkende verenigingen uit de Vrijetijdsregio Druivenstreek
• Categorie 4: reserveren kan ten vroegste 240 dagen vooraf. Tot deze categorie behoren alle andere organisatoren.

Bij gelijktijdige aanvragen, krijgt een organisator uit categorie 1 voorrang op iemand uit categorie 2 en zo verder. Er wordt bovendien ook gekeken naar de bezetting van het voorgaande werkjaar.

Bertemse verenigingen kunnen voor één algemene vergadering per jaar gratis gebruikmaken van de gemeentelijke infrastructuur, waaronder o.a. zaal De Vleugt, Het Schrei in het gemeentehuis.

Aanvraagprocedure

Aanvragen gebeuren via het reserveringsplatform van het lokaal bestuur Bertem (via 3P).

Nadat u er zich heeft geregistreerd aan de hand van uw e-mailadres, kan u in een paar stappen één of meerdere locaties reserveren, zowel voor een vast wederkerend moment als een eenmalige reservatie. U kan via dit platform ook steeds de beschikbaarheid van alle locaties controleren.

Is de digitale weg voor u niet mogelijk, dan kan u altijd telefonisch contact opnemen met het onthaal: tel. 016 49 99 99 of langskomen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis. Onze onthaalmedewerkers helpen u graag verder.

Beslissing over de aanvraag

Elke aanvraag wordt door het digitaal platform geregistreerd en verder behandeld. De dienst facilitair beheer probeert uw aanvraag binnen de 10 werkdagen te behandelen. Over elke stap van uw aanvraag wordt u op de hoogte gehouden via e-mail, waarin vermeld staat of uw aanvraag aanvaard of geweigerd werd, aangevuld met een motivatie.

Eenmaal uw aanvraag aanvaard is en u hiervan de bevestiging ontvangen heeft, bent u zeker van het gebruik van de gevraagde locatie.

Betalingen gemeentelijke infrastructuur

Gebruikers van categorie 1 en 2 ontvangen de factuur na de datum van hun aangevraagde activiteit.

Gebruikers van categorie 3 en 4 ontvangen de factuur voor de datum van hun aangevraagde activiteit.

Periodieke gebruikers ontvangen hun factuur trimestrieel op basis van de voorbije periode.

De betaling gebeurt aan de hand van de informatie op het factuur.

Gebruiksvoorwaarden

Toegang tot de gemeentelijke infrastructuur

De vaste gebruiker ontvangt tegen ontvangstbewijs één of meerdere sleutels van de gemeentelijke infrastructuur. Bij verlies van een sleutel betaalt u een retributie van 60 euro.

Voor occasionele reservatie kan u de nodige sleutels afhalen bij het onthaal van het gemeentehuis. Het tijdstip van afhaling wordt meegedeeld in de reservatiebehandeling.

Als u de toegangsbadges en/of sleutel(s) niet tijdig terugbrengt, wordt vanaf een dag na het afgesproken tijdstip 30 euro afgehouden van de waarborg.

Plichten en verantwoordelijkheden

De gebruiker is verantwoordelijk voor de infrastructuur tijdens de ganse duur van het gebruik ervan. U moet de volgende richtlijnen naleven:

• zorg als een goede huisvader voor de ter beschikking gestelde infrastructuur
• laat de infrastructuur achter in dezelfde staat als waarin ze aangeboden werd
• gebruik de gehuurde infrastructuur enkel voor het doel waarvoor ze aangevraagd is
• in geen geval mag de infrastructuur verder overgedragen, uitgeleend, verhuurd of ter beschikking gesteld worden aan derden
• respecteer de overeengekomen gebruikstermijn
• doe bij vandalisme aan de infrastructuur of diefstal van aanwezige materialen onmiddellijk aangifte bij de politie. Bezorg een dubbel van het proces-verbaal aan de dienst facilitair beheer ten laatste 1 werkdag na de aangifte bij de politie.

Aansprakelijkheid

Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen, misbruik of schade die voortvloeien uit het gebruik van de ter beschikking gestelde infrastructuur.

Naleving reglement

Het gemeentebestuur mag altijd controle uitoefenen op het gebruik en de beveiliging van de ter beschikking gestelde infrastructuren. De gebruikers moeten zich schikken naar de aanmaningen van het gemeentebestuur en zijn gemachtigde afgevaardigden.

Bij niet-naleving van het reglement of bij niet-betaling van de verschuldigde betaling, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om:

• de aanvrager of gebruiker in gebreke te stellen
• de infrastructuur onmiddellijk terug te vorderen
• in de toekomst geen infrastructuren meer ter beschikking te stellen

Bezwaren

Eventuele bezwaren richt u schriftelijk aan het college van burgemeester en schepenen. Dit bezwaar moet ingediend zijn uiterlijk drie werkdagen nadat zich de betwiste feiten hebben voorgedaan.