Verhuur gemeentelijke zalen

Gemeentelijke infrastructuur

  • gemeentelijke sportzalen
    • Sportzaal Bertem, Bosstraat 1
    • Sportzaal Leefdaal, Dorpstraat 542
  • gemeenschapscentrum Vlieg-In, Vlieguit 6, Leefdaal
    Parking Vlieg-In, Dorpstraat 551 - via de voetweg achteraan is er een rechtstreekse toegang tot de Vlieg-In.
    Voor personen met een handicap is er een parkeerplaats aan de Vlieguit.
    Fietsers kunnen hun fiets aan de fietsstalling aan de ingang van het gebouw kwijt.
  • ontmoetingscentrum Ter Dijle, Nijvelsebaan 152, Korbeek-Dijle (max. 150 personen)
  • vergaderlokalen in het gemeentehuis
    • Het Schrei, 1ste verdieping (max. 15 personen)
    • De Vleugt, 2de verdieping

Wie

  • Erkende Bertemse verenigingen
  • Bertemse adviesraden
  • OCMW Bertem
  • Bertemse scholen
  • Organisatoren van buurtfeesten in de gemeente Bertem
  • Kunstenaars Bertem Buiten Gewoon
  • Personeelsleden van gemeente en OCMW in actieve dienst
  • Gemeentelijke diensten van omliggende gemeenten of van gemeenten die deel uitmaken van de Sportregio Dijle & Hageland
  • Verenigingen van buiten de gemeente Bertem (enkel infrastructuur)
  • Particulieren (enkel koffietafels in Zaal Ter Dijle, signalisatieborden en alcoholbanner)

Particulieren of initiatieven met een commercieel oogmerk kunnen geen gemeentelijke infrastructuur huren.

Aanvraagprocedure

  • Elke vaste gebruiker moet elk jaar vóór 1 augustus een aanvraag indienen voor het gebruik van de infrastructuur tijdens het volgende werkingsjaar. 
  • Voor occasionele gebruikers van de infrastructuur komen alleen aanvragen die schriftelijk ingediend worden in aanmerking. Dit kan ten vroegste 12 maanden en ten laatste 2 weken voor de aanvangsdatum van het gebruik. Te vroege of laattijdige aanvragen worden niet aanvaard.

U bezorgt het aanvraagformulier aan de dienst facilitair beheer per brief, e-mail, webformulier of u geeft het af aan het onthaal in het gemeentehuis. 

Beslissing over de aanvraag

Vaste gebruiker

Het college van burgemeester en schepenen beslist over de aanvragen op basis van objectieve criteria die vastgelegd zijn in het gebruiksreglement gemeentelijke infrastructuur. Ten laatste 3 weken na ontvangst van uw aanvraag ontvangt u de beslissing per e-mail of brief.

Als de aangevraagde infrastructuur op de gevraagde momenten niet of niet helemaal ter beschikking kan worden gesteld, neemt de dienst facilitair beheer zo snel mogelijk contact met u op.

Occasionele gebruikers

Aanvragen die niet tijdig worden ingediend of die onvolledig zijn, worden niet behandeld. De dienst facilitair beheer brengt u hiervan onmiddellijk op de hoogte en informeert u over de procedure. Ook wanneer de aangevraagde infrastructuur niet beschikbaar is, neemt de dienst zo snel mogelijk contact met u op.

De tijdige en volledige aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld. De dienst facilitair beheer keurt de aanvraag goed als ze aan de voorwaarden voldoet en de infrastructuur beschikbaar is. Ten laatste 1 week na ontvangst van de aanvraag ontvangt u de beslissing per e-mail of brief.

Betalingen gemeentelijke infrastructuur

Vaste gebruikers

De vaste gebruikers betalen een retributie voor het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur. Die wordt na het werkingsjaar gefactureerd of afgehouden van de gemeentelijke werkingssubsidie. De betaling moet gebeuren binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur.

Occasionele gebruikers

Voor elk gebruik van de gemeentelijke infrastructuur betaalt u een waarborg en een retributie. De tarieven staan vermeld in bijlage 1 van het gebruiksreglement.

Maken gratis gebruik van de gemeentelijke infrastructuur:

  • Jeugd- en sportkampen die in de gemeente Bertem georganiseerd worden door Bertemse verenigingen.
  • Bertemse verenigingen die evenementen organiseren waarvan de winst volledig aan een goed doel geschonken wordt.
  • De Bertemse verenigingen voor één algemene vergadering per jaar.

U ontvangt de factuur samen met de goedkeuring van de aanvraag. Die betaalt u uiterlijk 1 week vóór het gebruik van de zaal via overschrijving. Kiest u ervoor om met bankkaart te betalen, dan kan dit nog op het moment dat u de toegangsbadge en/of sleutels komt afhalen. Zonder voorafgaande betaling worden de toegangsbadge en/of sleutel(s) van de zaal niet overhandigd.

Waarborg

Verenigingen die minstens 10 keer per jaar gebruikmaken van een vergaderzaal in het gemeentehuis, betalen één keer een doorlopende waarborg voor de toegangsbadge en/of sleutel(s). Deze waarborg blijft in het bezit van het gemeentebestuur zolang de vereniging gebruikmaakt van een zaal in het gemeentehuis.

In de andere gevallen wordt de waarborg na het inleveren van de inkombadge en/of sleutel(s) terugbetaald na eventuele aftrek van:

  • opruimings-, reinigings- en/of herstellingskosten
  • een retributie voor het niet of laattijdig terug inleveren van toegangsbadges en/of sleutel(s)

Het saldo van de waarborg wordt binnen de 20 kalenderdagen teruggestort op uw rekening.

Wanneer de waarborgsom niet voldoet, zal het resterende bedrag gefactureerd worden aan de aanvrager. Bertemse verenigingen die de door hun veroorzaakte schade niet betalen, wordt het verschuldigde bedrag automatisch afgehouden van hun jaarlijkse werkingssubsidie.

Betalingen gebeuren via

  • overschrijving op het gemeentelijk rekeningnummer BE09 0971 2047 0057, met vermelding van de voorgeschreven mededeling.
  • betaling met bankkaart (Bancontact/Maestro) aan het onthaal

Gebruiksvoorwaarden

Toegang tot de gemeentelijke infrastructuur

Vaste gebruiker

De vaste gebruiker ontvangt tegen ontvangstbewijs één of meerdere sleutels van de gemeentelijke infrastructuur. Bij verlies van een sleutel betaalt u een retributie.

Occasionele gebruiker

Ten vroegste één werkdag voor de activiteit kan u (of uw afgevaardigde) de toegangsbadge en/of sleutel(s) afhalen aan het onthaal. Onmiddellijk na het gebruik van een zaal in het gemeentehuis steekt u de toegangsbadge en/of sleutel(s) in de brievenbus van het gemeentehuis. De toegangsbadge en/of sleutel(s) van andere infrastructuur worden uiterlijk één werkdag na het gebruik ingeleverd aan het onthaal.

Bij het niet tijdig terugbrengen van toegangsbadges en/of sleutel(s) wordt, vanaf een dag na het afgesproken tijdstip, 30 euro afgehouden van de waarborg.

Plichten en verantwoordelijkheden

De gebruiker is verantwoordelijk voor de infrastructuur tijdens de ganse duur van het gebruik ervan. U moet de volgende richtlijnen naleven:

  • zorg als een goede huisvader voor de ter beschikking gestelde infrastructuur
  • verlaat de infrastructuur in dezelfde staat als waarin ze aangeboden werd
  • gebruik de gehuurde infrastructuur enkel voor het doel waarvoor ze aangevraagd is
  • in geen geval mag de infrastructuur verder overgedragen, uitgeleend, verhuurd of ter beschikking gesteld worden aan derden
  • respecteer de overeengekomen gebruikstermijn
  • doe bij vandalisme aan de infrastructuur of diefstal van aanwezige materialen onmiddellijk aangifte bij de politie.
  • Bezorg een dubbel van het proces-verbaal aan de dienst facilitair beheer, ten laatste 1 werkdag na de aangifte bij de politie.

Als de infrastructuur niet aangevraagd, maar toch gebruikt wordt, wordt bovenop de retributie voor het gebruik, een boete aangerekend gelijk aan de ontdoken retributie.

Aansprakelijkheid

Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen, misbruik of schade die voortvloeien uit het gebruik van de ter beschikking gestelde infrastructuur.

Naleving reglement

Het gemeentebestuur mag altijd controle uitoefenen over het gebruik en de beveiliging van de ter beschikking gestelde infrastructuren. De gebruikers moeten zich schikken naar de aanmaningen van het gemeentebestuur en zijn gemachtigde afgevaardigden.

Bij niet-naleving van het reglement of bij niet-betaling van de verschuldigde betaling, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om:

  • de aanvrager of gebruiker in gebreke te stellen
  • de infrastructuur onmiddellijk terug te vorderen
  • in de toekomst geen infrastructuren meer ter beschikking te stellen

Bezwaren

Eventuele bezwaren richt u schriftelijk aan het college van burgemeester en schepenen. Dit bezwaar moet ingediend zijn uiterlijk drie werkdagen nadat zich de betwiste feiten hebben voorgedaan.

Openingsuren & contact

Financiën

Facilitair beheer

Deel deze pagina