Verhuur gemeentelijke zalen

Het lokaal bestuur Bertem heeft verschillende zalen die je kan huren voor de activiteit van je vereniging, een familiefeest of een vergadering. Wij gaan samen met je op zoek naar de locatie die het beste aansluit bij je vraag.

Aanvraagprocedure

Hoe

Reserveer een zaal via

• Zaalreservatie voor privé-gebruik en niet-erkende verenigingen
• Zaalreservatie voor erkende verenigingen

Beschikbaarheid, fiches en foto's van de zalen zijn zichtbaar via het online reservatieplatform.

Een voorafgaand plaatsbezoek aan een zaal kan ook. Maak hiervoor een afspraak met de dienst beheer en onderhoud patrimonium (de dienst BOP) via gebouwen@bertem.be.

Wanneer

• ten laatste 7 werkdagen voor de gebruiksdatum
• klaarzetten en opruimen gebeurt binnen de reservatieperiode
• de huurperiode moet aaneensluitend zijn
• wanneer er een industriële keuken wordt gehuurd, moet de huurperiode identiek zijn aan de huurperiode van de zaal (cat. 1 en 2 mag hiervan afwijken)

Het volledige reglement en de tarieven vind je onderaan de pagina bij downloads.

Aanbod infrastructuur

Bertem 

• Pastorij Bertem - Vossenstraat 4
  • zaal Het Wagenhuis incl. kleine keuken
    capaciteit: zittend 40 p - staand 50 p
  • zaal Sint-Verona
    capaciteit: zittend 20 p - staand 30 p
• Sportzaal Bertem - Bosstraat 1
  capaciteit: 432 p
• School Bertem - A.E. Verbiststraat 6
  • speelplaats incl. toiletblok (enkel voor categorie 1, 2 en 3 - zie verder)
  • refter en/of klaslokalen (enkel voor categorie 1 en 2 - zie verder)

Leefdaal 

• GC Vlieg-In - Vlieguit 6
  • grote polyvalente zaal met foyer/tap 
    capaciteit: zittend 200 p - staand 270 p
  • polyvalent lokaal incl. kleine keuken
    capaciteit: zittend 25 p - staand 50 p
  • industriële keuken
• Sporthal Verona - Dorpstraat 259
  • deel 1, 2 en 3 
    capaciteit: 520 p
  • danszaal
• School Leefdaal - Dorpstraat 540 
  • speelplaats incl. toiletten 
  • klaslokalen (enkel mogelijk voor categorie 1 en 2 - zie verder)
• Voerdal - Dorpstraat 542
  • grote polyvalente zaal met tap
    capaciteit: zittend 300 p - staand 400 p
  • polyvalent lokaal
  • industriële keuken
    capaciteit: 20 p

Korbeek-Dijle

• Ontmoetingscentrum Ter Dijle - Nijvelsebaan 152
  • grote zaal 0 incl. keuken
    capaciteit: 200 p
  • grote zaal +1
    capaciteit: 80 p
• Parochiezaal (grote en kleine zaal met keuken) - Schoolberg 5
  capaciteit: grote zaal (80 p) en kleine zaal (30 p)

Categoriëen - gebruikers

Voor de huur van gemeentelijke infrastructuur wordt een onderscheid gemaakt tussen 4 categorieën. De aanvraagperiode en de huurprijs hangen af van de categorie waarbij je hoort.

Opgelet: voor sporthal Verona is een apart gebruiksreglement van toepassing met andere categorieën, voorrangsregeling, aanvraagprocedure, betaalprocedure en huurprijzen. Dit reglement vind je onderaan deze pagina.

• Categorie 1: reserveren kan ten vroegste 480 dagen of +/- 16 maanden vooraf.
  Tot deze categorie behoren:
  • Lokaal bestuur Bertem
  • Gemeentelijke adviesraden
  • Bertemse scholen en hun ouderverenigingen
  • Initiatieven die door het lokaal bestuur Bertem georganiseerd worden of organisaties die een samenwerkingsverband vormen met het lokaal bestuur Bertem (bv. Bertem Buiten Gewoon, speelpleinwerking Kattestroof, Mama’s Depot, Lokaal Dienstencentrum, Cattitude, Erfgoedkamer Bertem, Roemeniëcomité…)
  • WZC Sint-Bernardus
  • Rode Kruis Bertem-Huldenberg
  • Bertemse politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad, behalve bij winstgevende activiteit
  • Eerstelijnszone Leuven-Zuid
  • Huis van het Kind Bertem
  • Kerkfabrieken van Bertem, Leefdaal en Korbeek-Dijle voor hun pastorale activiteiten
• Categorie 2: reserveren kan ten vroegste 420 dagen of +/- 14 maanden vooraf.
  Tot deze categorie behoren:
  • Bertemse politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad voor
    winstgevende activiteit.
  • Erkende Bertemse verenigingen, goedgekeurd onder de voorwaarden volgens het besluit van 24 juni 2014
  • Erkende bovenlokale verenigingen uit IGS Druivenstreek
  • Burgerinitiatieven met gemeenschapsvormend karakter: buurtfeest, wijkcomité...
• Categorie 3: reserveren kan ten vroegste 300 dagen of - 10 maanden vooraf.
  Tot deze categorie behoren:
  • Inwoners, bedrijven en organisaties die niet opgenomen werden in categorie 1 en 2 van de gemeente Bertem
  • Erkende verenigingen uit de Vrijetijdsregio Druivenstreek
• Categorie 4: reserveren kan ten vroegste 240 dagen of +/- 8 maanden vooraf.
  Tot deze categorie behoren alle andere organisatoren zoals inwoners buiten de gemeente Bertem.

Beslissing over de aanvraag

Elke aanvraag wordt via het online reservatieplatform geregistreerd en behandeld.
De dienst BOP probeert je aanvraag binnen de 10 werkdagen te behandelen.
Eenmaal je aanvraag aanvaard is en je hiervan de bevestiging hebt ontvangen, ben je zeker van het gebruik van de gevraagde locatie.

Huurtarieven

De huur wordt per begonnen uur aangerekend. Download ze onderaan deze pagina.

Betaling en facturatie

De betaling moet volledig voldaan zijn voor sleutels of toegangsbadges worden overhandigd.

De retributie gebeurt via digitale betaling, overschrijving of betaling aan het onthaal in het gemeentehuis.

Reservaties en kosten van vaste gebruikers of wederkerende reservaties (categorie 1 en 2) worden driemaandelijks gefactureerd.

Annulatie

Een annulatie dient tijdig aangevraagd te worden via gebouwen@bertem.be, zo niet worden er kosten aangerekend.

Toegang en ingebruikname

Sleutels en badges kan je vanaf 3 werkdagen voor de activiteit afhalen aan het onthaal in het gemeentehuis tijdens de openingsuren. Je brengt ze binnen de 3 werkdagen na de activiteit terug.

Bij verlies of diefstal van een sleutel en/of badge verwittig je onmiddellijk de dienst BOP.

Plichten en verantwoordelijkheden

De gebruiker is verantwoordelijk voor de infrastructuur tijdens de ganse duur van het gebruik ervan.

Je moet de volgende richtlijnen naleven:

• tekortkomingen/defecten bij ingebruikname van de infrastructuur worden onmiddellijk gemeld via gebouwen@bertem.be. Neem zeker foto's van de tekortkomingen. Zonder melding stemt de gebruiker in met de toestand van de infrastructuur en kan er geen schadevergoeding gevraagd worden.
• zorg als een goede huisvader voor de ter beschikking gestelde infrastructuur.
• laat de infrastructuur achter in dezelfde staat als waarin ze aangeboden werd.
• schoonmaak gebeurt door de gebruiker. Indien bijkomende schoonmaak nodig is, worden er kosten aangerekend.
• respecteer de overeengekomen gebruikstermijn. Bij gebruik van de zaal buiten de gehuurde periode zullen de extra uren aangerekend worden aan de tarieven maal 2.
• respecteer het maximum aantal toegelaten personen in de zaal.